Toplantılar, kurumlarda çalışanların en çok zaman harcadığı alanlardan biridir. Etkin ve verimli toplantılar gerçekleştiren kurumlar, hem daha inovatif hem de daha üretken olabilir.
Bu konu öylesine önemlidir ki teknoloji dünyasının iki önemli ismi Elon Musk ve Larry Page, toplantı kültürü konusunda açık kurallar belirlemişlerdir. Gelin bu kurallara yakından bakalım.
Elon Musk’ın Toplantı Kuralları
Kalabalık toplantılardan kaçının.
- İdeal toplantı 4-6 kişiden oluşmalıdır.
- Katılımcı sayısı arttıkça herkesin katkısı azalır, maliyet yükselir.
- Musk, saati 100 dolar olan 10 kişilik bir toplantının şirkete maliyetinin saatte 1000 dolar olduğunu hatırlatır.
- Amazon CEO’su Jeff Bezos’un “İki pizza kuralı” ile de örtüşür: Katılımcılar iki orta boy pizza ile doymalıdır.
Değer katmıyorsanız toplantıdan çıkın.
- Katkı sağlayamayan katılımcı sadece zaman kaybına sebep olur.
- Musk’ın ünlü çıkışı: “Hiçbir şey söylemedin. Neden buradasın?”
Gereksiz ve sık toplantılardan kaçının.
- Önce toplantıya gerçekten gerek var mı diye düşünülmeli.
- Birçok konu e-posta, kısa bir telefon görüşmesi veya chat grubunda çözülebilir.
Larry Page’in Toplantı Kuralları
-
Bir toplantıya en fazla 10 kişi davet edilmelidir.
-
Katılımcı katkı sağlayamayacağını düşünüyorsa katılmamalıdır.
-
Katılımcılar sadece doğrudan katkı sağlayabilecek kişilerden seçilmelidir.
-
Her toplantının mutlaka bir fasilitatörü (kolaylaştırıcısı) olmalıdır. Yoksa toplantı yapılmamalıdır.
-
Katkı sağlayamayan katılımcı, toplantıdan çıkabilmelidir.
-
Toplantının başında amacı ve beklenen çıktılar net açıklanmalıdır.
-
Bir karar için toplantı beklenmemelidir. Eğer toplantı gerekiyorsa hemen yapılmalıdır.
-
Toplantılar kısa tutulmalı, karar alındığında süre beklenmeden sonlandırılmalıdır.
-
Toplantı notları toplantı sonunda e-posta ile paylaşılmalıdır.
-
Toplantıda kullanılan dokümanlar tüm katılımcılara iletilmelidir.
Karşılaştırma Tablosu
| Konu | Elon Musk Yaklaşımı | Larry Page Yaklaşımı |
|---|---|---|
| Katılımcı sayısı | 4-6 kişi (fazlaysa kısa tut) | Maksimum 10 kişi |
| Gereksiz toplantılar | Mümkünse hiç yapma, telefon/e-mail tercih et | Karar için bekleme, gerekiyorsa hemen yap |
| Katkı sağlamayan katılımcı | Çıkmalı (hatta sert bir şekilde uyarıyor) | Katkı sağlamıyorsa çıkmalı |
| Fasilitasyon | Özellikle vurgulamıyor | Fasilitatör yoksa toplantı yapılmamalı |
| Süre | Kısa olmalı, değer yaratmıyorsa zaman kaybı | Kısa tutulmalı, karar alındığında hemen bitirilmeli |
| Çıktılar | Katkıya odaklanma, maliyet farkındalığı | Notlar ve materyaller mutlaka paylaşılmalı |
Ortak Noktalar
-
Katılımcı sayısı az olmalı.
-
Gereksiz toplantılardan kaçınılmalı.
-
Katkı sağlamayan kişiler toplantıya dahil edilmemeli veya çıkabilmeli.
-
Süre kısa tutulmalı, net bir çıktı olmalı.
-
Şeffaflık ve paylaşım toplantı kültürünün parçası olmalı.
Sonuç
Hem Elon Musk hem de Larry Page’in toplantı kurallarına baktığımızda şunu görüyoruz:
👉 Amaç odaklı, kısa, katılımcısı sınırlı, çıktısı net olan toplantılar verimli toplantılardır.
Kurumlarda bu kültürü oturtmak zor olabilir ama ısrarla ve tutarlı bir şekilde uygulandığında hem zaman kazanılır hem de inovasyonun önü açılır.
